Inhoud

• Procedure één: storting van geld
• Procedure twee: Onderzoek
• Procedure drie: Neem contact op met de verkoopafdeling
• Procedure vier: Specifiek account
• Procedure vijf: Neem contact op met de consument
• Procedure zes: nieuwe ontvangsten

Veel bedrijven werken niet alleen met geld en boeken daarom debiteurenboekingen in hun boeken. Dit zijn waarden die klanten aan de onderneming verschuldigd zijn en die over het algemeen als winst in de winst-en-verliesrekening worden verantwoord. Dit proces kan moeilijk zijn en vaak kan het ontvangen geld niet gemakkelijk op de rekening van de klant worden geboekt. De procedures op dit gebied specificeren technieken om dit werk te stroomlijnen.

Procedure één: storting van geld

Stort alle ontvangen cheques en contanten in het debiteurensysteem, zelfs als ze niet kunnen worden geïdentificeerd. Verwerk ook creditcardbetalingen onmiddellijk. U kunt met een niet-geïdentificeerde cheque een aantekening op het stortingsformulier maken om de transactie te documenteren. Kopieën van ontvangstbewijzen worden meestal online ter beschikking gesteld, maar dit is niet het geval voor items die tot het statiegeld behoren. Maak kopieën van items die niet onmiddellijk kunnen worden geïdentificeerd en bewaar ze op datum van ontvangst.

Procedure twee: Onderzoek

Pak het bestand met de oudste items en werk er eerst aan. Probeer vergelijkbare namen in het systeem te vinden. De naam van de klant is mogelijk onjuist ingevoerd. U kunt zoeken naar alle openstaande facturen die overeenkomen met het betalingsbedrag of andere speciale details. Sommige boekhoudafdelingen hebben bestanden met niet-geïdentificeerde items die zijn opgelost, dus als u nog een cheque van dezelfde klant ontvangt, hoeft u geen tijd te verspillen aan identificatieproblemen.

Procedure drie: Neem contact op met de verkoopafdeling

Neem contact op met het verkooppersoneel en verkrijg informatie over betalingen waarvoor geen correspondent in het systeem is opgenomen. Aangezien de vorderingen afkomstig zijn van de verkoopafdeling, kunnen verkopers u helpen door wat nuttige informatie te verstrekken. Het geld kan de betaling zijn voor een verkoop die nog niet is erkend en als dit het geval is, moet de verkoopafdeling het te ontvangen bedrag in het systeem invoeren. Als u erachter komt welk geld er is ontvangen voor een verkoop die geen verband houdt met de verkoopafdeling, neem dan contact op met de betrokken afdeling en de boekhoudkundige manager.

Procedure vier: Specifiek account

Maak een specifieke grootboekrekening aan om te gebruiken voor niet-geïdentificeerde ontvangsten. Deze rekening wordt vaak aangemaakt als een verplichting met een creditsaldo. Wanneer u een niet-geïdentificeerde betaling ontvangt, debiteert u geld en crediteert u de niet-geïdentificeerde rekening. Nadat u heeft vastgesteld op welke consument het bedrag betrekking heeft, kunt u de boekingen storneren en de debiteurenrekening invoeren. Als alternatief kunt u een creditnota gebruiken om debiteuren te crediteren en verplichtingen te vereffenen.

Procedure vijf: Neem contact op met de consument

Als er binnen de verkoopafdeling geen bon kan worden gevonden, is de volgende stap contact opnemen met de klant en proberen details over de verkoop te verkrijgen. Soms kan een eigenaar van een klein bedrijf iets op zijn naam kopen, maar betalen met een cheque van het bedrijf, zonder tegenhanger op een rekening. Als een telefoonnummer niet op de cheque staat, moet u mogelijk internet gebruiken om contactgegevens te zoeken. Zorg ervoor dat u de cheque of kopie van de cheque bij de hand heeft wanneer u met de klant praat, zodat u zoveel mogelijk informatie kunt geven.

Procedure zes: nieuwe ontvangsten

Als u na een redelijke tijd de klant nog steeds niet op uw systeem kunt vinden, vraag dan de controller om toestemming om een ​​nieuwe rekening te ontvangen op het systeem. Voeg vervolgens een opmerking over de situatie toe en koppel de cheque aan dat nieuwe account. Afhankelijk van het bedrag van de cheque heeft het geen zin om meer dan een uur te besteden aan het financieren van de juiste rekening. Als u veel van deze items heeft, neem dan contact op met het verkooppersoneel om te bepalen wat er achter dit probleem zit en probeer het op te lossen.