Inhoud
Receptionisten zijn meestal de eerste mensen die je ziet als je een kantoor binnengaat, waardoor ze een belangrijke vertegenwoordiging zijn van de bedrijven waarvoor ze werken en de andere professionals op kantoor. Het observeren van zakelijke etiquette is een belangrijk onderdeel van het werk van een receptioniste, maar de vele veranderingen en meningen die goede manieren vormen, maken het voor een receptionist of supervisor moeilijk om gepast gedrag te bepalen.
Betekenis
Het belang van een receptioniste als de persoon die de beller en bezoekers een eerste indruk geeft, is moeilijk te overschatten. Een receptioniste met slechte manieren geeft een negatieve toon voor een vergadering en wekt geen vertrouwen bij potentiële klanten. Aan de andere kant geeft een receptioniste die de etiquette van een zakelijke omgeving observeert een sterk gevoel van professionaliteit en efficiëntie. Dit verbetert niet alleen het imago van het bedrijf voor buitenstaanders, maar het geeft andere werknemers ook het gevoel dat hun kantoor een professionele plek is om te werken.
Soorten
Receptionisten vertegenwoordigen hun werkgevers op verschillende manieren. Het beantwoorden van telefoontjes en het begroeten van bezoekers zijn twee van de meest voorkomende taken voor receptionisten, en beide vereisen de juiste etiquette. Het bedrijfsbeleid vereist mogelijk dat receptionisten een vooraf bepaald script aan de telefoon gebruiken bij het ontvangen van oproepen en bij het contacteren van verschillende soorten klanten. In andere gevallen mogen receptionisten hun eigen discretie gebruiken om elke klantinteractie anders te behandelen, maar met het juiste niveau van formaliteit en professionaliteit. Mensen die op kantoor werken, geven soms aanvullende regels aan een receptioniste, zoals wanneer en hoe een receptioniste contact met hen kan opnemen.
Opleiding
Terwijl in sommige kantoren receptionisten verplicht zijn om een middelbare school of universiteitsdiploma te hebben, vindt een groot deel van de etiquettetraining van een receptioniste plaats op het werk. Receptionisten kunnen gaan werken op een kantoor in een functie die geen interactie vereist, hetzij als gegevensinvoeropdracht, hetzij als kantoorassistent. Aandacht voor het bedrijfsbeleid en hoe receptionisten zich gedragen, kan nieuwe werknemers kwalificeren voor een eerste baan als receptioniste, wat ervaring zal genereren die nuttig kan zijn bij het zoeken naar andere banen voor receptionisten.
Overwegingen
Elke branche en elk kantoor heeft zijn eigen regels voor de etiquette van een receptioniste. Sommige kantoren hebben een formele kleding- en spraakmodus nodig. Anderen leggen een meer informele vorm van etiquette op om klanten zich ontspannen en welkom te laten voelen. Communicatie tussen een nieuwe receptioniste en haar leidinggevenden is essentieel om iedereen te laten weten wat er wordt verwacht. Als u als receptioniste niet zeker bent van de etiquette voor een bepaalde situatie, bied dan beleefd uw excuses aan en vraag een senior supervisor of receptioniste hoe u moet reageren.
Tips
Hoewel elk kantoor anders is, kunnen receptionisten nog steeds profiteren van enkele van dezelfde tips. Multitasken is essentieel voor goede prestaties, maar wanneer iemand het kantoor binnenkomt, is het belangrijk om hem uw volledige aandacht te geven. Dit betekent oproepen in de wacht zetten of snel afhandelen, papieren opzij leggen en direct oogcontact maken. De werkruimte van een receptioniste moet opgeruimd zijn om er professioneler uit te zien en ook om het gemakkelijker te maken om eenvoudige taken uit te voeren, zoals het zoeken naar informatie en iemand een pen aanbieden om een formulier in te vullen. Ten slotte moet de receptionist, wanneer hij iemand naar een kantoor brengt, altijd het voortouw nemen om de gast te verzekeren dat zijn aanwezigheid is toegestaan en hem te behoeden voor de verlegenheid niet te weten waar hij heen moet.
