Inhoud
- Eerste deel van de vergadering
- Tweede deel van de vergadering
- Derde deel van de vergadering en handtekeningen
- Dingen die niet zijn inbegrepen
- Robert's Orderregels
De kerk is een organisatie met een raad van bestuur. Nauwkeurige notulen van vergaderingen moeten worden bijgehouden als een wettelijk verslag van uw evenementen. De notulen leggen de gebeurtenissen van de vergadering in een logisch formaat vast en worden de wettelijke documentatie van de zaken van de kerk. Ze worden gehouden door de kerkenraad en mogen niet worden vrijgegeven aan leden in het algemeen of aan de media. In een rechtbank worden notulen van vergaderingen hoog aangeschreven, terwijl herdenken aan een gebeurtenis door een persoon niet dezelfde autoriteit kan hebben.
Eerste deel van de vergadering
Het eerste deel van de notulen van een kerk moet de naam, de datum, het tijdstip, de locatie, het soort vergadering bevatten (normaal, spoed, speciaal), namen van de leden, leden (quorum is wanneer de meeste raadsleden aanwezig zijn.) Dit gedeelte moet ook de resultaten van alle acties van de vorige vergadering bevatten en deze minuten goedkeuren.
Tweede deel van de vergadering
Het tweede deel is het lichaam van de vergadering. De ontvangst van de leden en het openen en sluiten van het gebed moeten worden opgenomen. Elke individuele beweging moet nauwkeurig worden vastgelegd in tekst, tellen van stemmen en uitkomst (acceptatie of afwijzing). Juist gespelde namen, geldbedragen en beschrijvingen van elke zet zijn erg belangrijk. Als de kerk wordt opgeroepen voor een rechtbank, kunnen de notulen van de vergadering nodig zijn om een motie te bewijzen of te weerleggen. De notulen weerspiegelen de spirituele aard van de kerk en worden zijn stem. Het corpus van de vergaderminuten, indien correct ingevuld, omvat alle acties van de kerk van het begin tot het definitieve besluit.
Derde deel van de vergadering en handtekeningen
Het laatste gedeelte moet bevatten wie de onderbreking en het tijdstip van afsluiten heeft aangegeven. Dit gedeelte kan ook de datum, het tijdstip en de locatie van de volgende vergadering bevatten. Het wordt aanbevolen dat de secretaris de notulen ondertekent. Als de raad dit wenst, kan de president het ook ondertekenen, maar alleen een handtekening is vereist. Gewoonlijk worden de notulen officieel tijdens de volgende vergadering, wanneer ze worden goedgekeurd. Tot die tijd worden ze onofficieel genoemd. Notulen moeten in een bestand of map op de hoofdkerksite worden bewaard en in chronologische volgorde worden bewaard.
Dingen die niet zijn inbegrepen
Overdreven gedetailleerde rapporten zijn niet vereist, maar een voldoende en grondige beschrijving van de actie wordt aanbevolen. Adviezen, zinsneden en oordelende discussies moeten niet worden opgenomen. Vergeet niet dat het doel van de vergadernotulen is om de acties / moties op te nemen die moeten worden gemaakt. Terugtrekkende bewegingen hoeven niet te worden opgenomen.
Robert's Orderregels
De meeste kerken houden zich aan Robert's Orderregels. Henry Martin creëerde de regels als een manier om een kalme en ordelijke bijeenkomst te houden. Sinds de eerste editie in 1876 handhaafde de "Orderregels" een professioneel gedrag en bood het een georganiseerde manier om vergaderingen te houden. Vragen over overheidsrecht worden beantwoord op de pagina's van het boek. Elk probleem wordt uitgebreider naarmate het antwoord biedt op technologische ontwikkelingen en zakelijke praktijken in het algemeen.
