Inhoud
Een receptioniste is meestal de eerste persoon die u ziet als u een kantooromgeving betreedt. Zijn belangrijkste rol in elke organisatie, of het nu in de publieke, private of vrijwilligerssector is, is om de organisatie professioneel te vertegenwoordigen naar de gasten, ook om basisondersteuning te bieden met administratieve taken, planning en andere taken. Receptionisten kunnen administratieve ondersteuning hebben of ze kunnen pas afgestudeerd zijn aan de universiteit, die graag willen leren over de interne werking van het bedrijf waarin ze geïnteresseerd zijn.
Administratief
Een van de doelstellingen van een receptioniste is het ondersteunen van de administratieve functie van een bedrijf. Documenten kopiëren, archiveren en voorbereiden, kantoorbenodigdheden ordenen en essentiële benodigdheden leveren aan uw superieuren. Het behandelt ook verzonden en ontvangen post.
Klantenservice
Het belangrijkste doel van dit beroep is klantenservice. Een receptioniste beantwoordt de telefoon met een vriendelijke, professionele begroeting en schakelt de oproepen door naar interne partijen. Het beantwoorden van algemene vragen van klanten en potentiële klanten over openingstijden, beschikbare producten, diensten en vergoedingen behoren ook tot de taken van een receptionist.
Afspraken beheren
Een ander doel van een receptioniste is om de planning voor het bedrijf te beheren. Hij beheert het afsprakenrooster, inclusief nieuwe reserveringen, annuleringen en wijzigingen in afspraken. Het hebben van goede organisatorische vaardigheden en aandacht voor detail zijn essentiële vaardigheden voor deze professional.
Andere taken
Het bereiden van kantoorkoffie, snacks en snacks voor vergaderingen en het bellen met teamleden zijn voorbeelden van andere taken voor de receptioniste. In sommige kantoren zamelen receptionisten geld in voor het sociaal comité, bezorgen parkeerbonnen en ochtendpost.
