Inhoud
Vergaderingen met goed gedocumenteerde notulen zijn effectiever en efficiënter dan zonder zo'n record. Besluiten worden genoteerd en actiepunten en wie verantwoordelijk is voor hen worden bijgehouden. Essentiële elementen van de discussie worden beschreven zodat mensen die de vergadering niet hebben bijgewoond gemakkelijk kunnen achterhalen wat er is gebeurd zonder tijd te verspillen aan nieuwe ontmoetingen. Door minuten te maken, voegt u goede dingen toe aan uw reputatie voor geweldige vergaderingen.
beslissingen
Elke persoon in een vergadering heeft zijn mening over wat er is gebeurd en wat is besloten. Bij het opnemen van deze beslissingen en het publiceren ervan als onderdeel van de notulen, is er een officiële versie van de beslissing als er in de toekomst onenigheden zijn.
Het maken van notulen kan ook meer duidelijkheid vragen over wat is besloten. Om ervoor te zorgen dat notities accuraat zijn wanneer de discussie onduidelijk is, kan de secretaris vragen stellen als: "Dus iedereen is het erover eens dat de productlancering in juli of augustus zal plaatsvinden?" Hierdoor verlaten alle deelnemers de vergadering met hetzelfde inzicht.
Actie-items
Een overzicht van de overeengekomen actiepunten tijdens een vergadering is met name handig bij groepen die regelmatig bijeenkomen. Als u de items uit eerdere vergaderingen bekijkt, weet u meteen wat er nog moet gebeuren. Dit geeft teamleden een stimulans om hun taken voor de vergadering uit te voeren.
Wettelijke vereisten
In sommige gevallen, zoals voor bestuursvergaderingen, kunnen minuten een vereiste zijn voor de statuten van de groep. Ze kunnen worden beschouwd als juridische documenten voor doeleinden zoals belastingen en audits. Deze bedrijven hebben meestal een secretaris die verantwoordelijk is voor de notulen op alle vergaderingen.
Een secretaris definiëren
Omdat nauwkeurige minuten belangrijk zijn, moet elke vergadering een bepaalde secretaris hebben. Volledige notities maken en ook actief deelnemen aan de vergadering kan een uitdaging zijn, dus het is vaak het beste als de vergaderingfacilitator een andere persoon kiest om de feiten vast te leggen. Deze medewerker moet de besluiten, actiepunten en bespreking van de vergadering op een duidelijke en beknopte manier noteren. Zeer grote teksten zijn mogelijk niet leesbaar.
stijlen
Er zijn verschillende stijlen voor het schrijven van vergaderminuten. Voor raadsvergaderingen, waar deze rollen wettelijke en officiële documenten zijn, kunnen wetten dicteren welk type informatie in de teksten zal worden gerapporteerd. Sommige soorten minuten leggen de discussie die resulteerde in de uiteindelijke beslissing over een bepaald onderwerp niet vast.
In zakelijke vergaderingen of projectteams is het echter meestal effectiever om de belangrijkste punten van de discussie vast te leggen. Het hebben van een overzicht van deze punten is nuttig voor mensen die niet aanwezig zouden kunnen zijn of die willen onthouden wat eerder werd besproken, zodat er geen tijd verspild wordt tijdens de volgende vergadering.
