Inhoud
De hoofdrol van een receptioniste is om als portier op te treden voor de organisatie of het bedrijf. De specifieke functies variëren afhankelijk van de aard van het bedrijf. Een receptioniste in een kliniek kan bijvoorbeeld helpen bij het verwerken van formulieren voor de gezondheidszorg en een salonreceptionist kan haarproducten proberen te verkopen. Er zijn echter enkele functies die door de receptionist worden gedaan die universeel zijn.
Ontvang oproepen en e-mails
Een receptioniste moet altijd bellen. De complexiteit van deze taak verschilt van bedrijf tot bedrijf - er zijn momenten dat de receptionist een telefoon met meerdere lijnen moet afhandelen, terwijl op andere momenten het belvolume lichter is. De receptionist moet de telefoon beleefd beantwoorden en de oproep doorschakelen naar de juiste afdeling of een bericht opschrijven wanneer dat nodig is. Soms heeft een receptioniste toegang tot een e-mailadres en moet hij de e-mails doorsturen naar de juiste persoon.
Bezoekers begroeten
De persoon aan de receptie heeft als taak het bedrijf op een positieve manier te vertegenwoordigen. Het door de receptionist ontworpen beeld kan afhankelijk zijn van de aard van het bedrijf. Als het een schoonheidssalon is, is het misschien belangrijker dat de receptioniste een goed kapsel heeft en het schoonhoudt. Als het gebied in de mode is, heeft de receptionist mogelijk een gevarieerde kledingkast nodig. Ongeacht het bedrijf, de receptionist moet vriendelijk en professioneel zijn met personeel en bezoekers.
porter
Hoewel het van vitaal belang is dat de receptionist een professioneel imago doorgeeft en de bezoekers op hun gemak laat, moet een receptioniste soms een screening van bezoekers uitvoeren. In een tijd van verhoogde veiligheidsproblemen, moet een receptionist mogelijk bevestigen wie de bezoeker is, hun identiteit vragen of controleren of ze op de gastenlijst staan. Sommige bedrijven hebben een intern communicatiesysteem waarmee de receptioniste de bezoeker kan controleren voordat deze toegang krijgt tot het gebouw.
Algemeen werk
Terwijl het beantwoorden van telefoontjes en het ontvangen van bezoekers het grootste deel van de dag kan duren, hebben receptionisten ook enkele administratieve verantwoordelijkheden, zoals het typen van brieven en memo's, het plannen van conferenties, het verpakken van artikelen voor mailing, het verwerken van stekenvel en archiveren documenten. Een receptionist kan ook helpen bij het coördineren van vergaderingen, het schoon en georganiseerd houden van bepaalde ruimtes en het bestellen van kantoorbenodigdheden.
