Inhoud

• routebeschrijving
• Initiële algemene planning
• Een diner plannen
• De veiling plannen
• Activiteiten na het evenement
• tips
• waarschuwing
• Wat je nodig hebt

Het plannen van een stille veiling, in combinatie met een benefietdiner, is een geweldige manier om de winst van uw organisatie aan te vullen en te vergroten. Uw werknemers kunnen meer dan bereid zijn om items te doneren die tijdens de veiling kunnen worden verkocht, vooral als ze weten dat het om een ​​goed doel gaat. Idealiter zou het een leuk en plezierig evenement moeten zijn dat voldoet aan de vastgestelde collectiedoelen.

routebeschrijving

Krijg sponsoring voor uw evenement (geld maakt geldbeeld door Andrey Andreev van Fotolia.com)

Initiële algemene planning

1. Stel een budget in voor het inzamelingsevenement.

   

   Bereken hoeveel u kunt uitgeven aan het evenement (stilleven met rekenmachinebeeld door Astroid van Fotolia.com)

2. Maak een fondsenwervend thema dat verband houdt met het doel van het evenement.

3. Breng een verzameldoel en een lijst met gasten tot stand om dit doel te bereiken.

4. Kies en reserveer een datum voor het avondeten en de veiling. Gebruik een kalender. Bepaal of het evenement gedurende de week of in het weekend wordt gehouden. Houd ook rekening met potentiële datums die mogelijk in conflict zijn met vakanties, vergelijkbare evenementen, enzovoort.

   
   

   

   Blijf op de hoogte voor vakanties en andere evenementen die al zijn gemarkeerd (oude kalenderafbeelding door Allyson Ricketts van Fotolia.com)

5. Plan periodieke vergaderingen met de voorzitter van de fondsenwervende commissie van uw organisatie en met de penningmeester.

Een diner plannen

1. Kies een locatie voor het evenement dat geschikt is voor alle gasten. De opties omvatten het huren van een banketfaciliteit, het reserveren van een feestzaal in een hotel en het reserveren van een privéruimte in een restaurant. Denk ook aan scholen, musea, gemeenschappelijke clubruimtes, herenhuizen, tuinen, huizen van leden, enz.

   

   Geschikt voor alle gasten (Feestmaaltafel / Dinerplaats Beeld instellen door Taiga van Fotolia.com)

2. Bepaal of u een buffetdiner wilt hebben of dat de maaltijd wordt geserveerd. Maak kennis met een buffet om te beslissen over het menu. Bespreek het aantal voorkeuren en welke opties aan gasten worden aangeboden als het een maaltijd is die wordt geserveerd.

   
   

   

   Hebben opties voor gasten om te kiezen (wat smakelijk eten bij bankettafelbeeld door Aleksey Kondratyuk van Fotolia.com)

3. Plan een soort entertainment voor wanneer de gasten arriveren, zoals kamermuziek (klassieke muziek geproduceerd met weinig instrumenten). Als uw budget het toelaat, kunt u live-muzikanten hebben, maar als alternatief kunt u ook opgenomen muziek gebruiken.

   

   Heb een soort van entertainment (muziekafbeelding door Edvin Selimovic van Fotolia.com)

De veiling plannen

1. Vraag om donaties tijdens de verenigingsbijeenkomst. Wees creatief op zoek naar items. Terwijl u op zoek bent naar items, kunt u een online veilingsite opzetten en zien of er vrijwilligers met ervaring zijn die hiermee willen helpen.

   

   Plan de veiling (hamerafbeelding door Cora Reed van Fotolia.com)

2. Geef de items van de gebeurtenis op een overtuigende manier weer.

3. Leg klanten uit dat ze 'stille' geschreven voorstellen moeten sturen voor de items die ze willen bieden en dat de veiling ongeveer een uur voordat het diner begint zal eindigen.

4. Kondig aan wanneer een paar minuten tot het einde van de veiling.

   

   Doe de veiling voor het eten (Dinerafbeelding door Heidi Schmieder van Fotolia.com)

5. Geef de winnaars instructies over hoe te betalen en pak de items die ze hebben gewonnen. Bonnen aan kopers leveren voor belastinggegevens.

Activiteiten na het evenement

1. Stort uw winst op de bank.

   

   Stort winst op de bank (geld nacht aanbetaling afbeelding door robert mobley van Fotolia.com)

2. Stuur bedankbriefjes naar de donoren van de geveilde items en de veilingwinnaars.

   

   Bedank iedereen die heeft meegedaan (bedankt afbeelding door feisty van Fotolia.com)

3. Vraag de donateurs en mecenassen om feedback te geven over het evenement, de veiling en de locatie.

tips

• U kunt tips vinden over het doen van een veiling op internet of in boeken.

waarschuwing

• Controleer de nieuwste IRS-regels voor mogelijke fiscale problemen die van invloed kunnen zijn op uw organisatie.

Wat je nodig hebt

• notitieboekje
• Bestandsmap
• Budgetplanner
• rekenmachine
• kalender
• Contant geld of kassa voor geld en enveloppen
• Lege ontvangsten