Inhoud
Het alfanumerieke systeem is een optie voor het ordenen van records en geeft gebruikers, net als andere opslagmethoden, een systematische methode voor het opslaan en openen van belangrijke informatie.
Combinatie
Een alfanumeriek systeem is een combinatie van letters (gerangschikt van A tot Z) en cijfers (gerangschikt van klein naar groot).
Hoe werkt het
Het alfanumerieke systeem gebruikt een combinatie van namen (meestal een onderwerp) en cijfers. Als ze groot zijn, gebruiken ze meestal indirecte toegang, dat wil zeggen dat een index of code moet worden geraadpleegd om een bestand op te halen. Dergelijke grootschalige systemen zijn doorgaans geautomatiseerd.
Voordelen
Het gebruik van een code in een systeem voor indirecte toegang dient om bestandsnamen te verkorten en de systeembeveiliging te verhogen, aangezien een gebruiker bekend moet zijn met de code om bestanden op te halen, stelt de "West Virginia County Records Management Manual".
Nadelen
Gebruikers van een alfanumeriek systeem hebben meer training nodig dan wanneer ze een puur alfabetische of numerieke methode zouden gebruiken. Fouten komen vaker voor en zijn moeilijker te corrigeren dan een eenvoudiger systeem.
Voorbeeld
Een voorbeeld van een alfanumerieke organisatiemethode is het catalogiseersysteem van de Library of Congress, dat zijn materiaal met twee letters organiseert om grote gebieden aan te duiden en cijfers om meer specifieke onderwerpen en schapinformatie aan te geven.
