Inhoud

• Beknopte handleiding
• Belangrijkste verplichtingen
• Planning voor intervallen
• scrapbook frames
• versnaperingen

Succesvolle receptionisten kunnen veel taken uitvoeren en tegelijkertijd een positieve eerste indruk geven aan de gasten, bezoekers en potentiële werknemers van het bedrijf. Of het nu gaat om een ​​klein bedrijf of een multinationaal bedrijf, goede organisatorische vaardigheden kunnen de sleutel zijn om een ​​goede ontvangst te behouden. Goede organisatie-ideeën vereenvoudigen routinetaken en verbeteren de gastvrijheid.

Een goede receptioniste moet een goede organisatie behouden (mooie helpdesk lady 5 afbeelding door Paul Moore van Fotolia.com)

Beknopte handleiding

Maak snelle naslaggidsen voor routinematige informatie, zoals veelgebruikte telefoons, kantoornummers en extensies. Scheid deze gidsen in gelamineerde mappen voor eenvoudige bediening en snelle naslag. Bewaar ze in georganiseerde bestanden terwijl ze niet in gebruik zijn. Overweeg om op verzoek extra exemplaren te bewaren. Gidsen zullen u efficiënter maken en helpen bij het versnellen van routinetaken zoals het doorverbinden van oproepen.

Belangrijkste verplichtingen

Maak een lijst met geplande bezoeken voor de dag, georganiseerd volgens schema. Zet de naam van de persoon en wie u op de hoogte stelt over de aankomst. Hiermee kunt u welkomstfrases aanpassen aan bezoekers. Wanneer een gast bijvoorbeeld aankomt, kunt u zeggen: "Welkom meneer Smith, mevrouw Souza kijkt uit naar de bijeenkomst." Dit type ontvangst maakt dat een gast zich meer welkom voelt en kan helpen de resultaten van de vergadering te verbeteren. Een persoonlijk onthaal helpt vooral bij sollicitatiegesprekken. Als een potentiële werknemer zich welkom voelt, zal hij of zij meer ontspannen zijn voor uw sollicitatiegesprek, omdat hij een betere kans heeft om voor het bedrijf te werken.

Planning voor intervallen

Zorg ervoor dat je ondersteuning hebt om het te dekken met tussenpozen of op dagen dat je ziek bent. Maak notities die de basisfuncties en -functies dekken die kunnen worden doorgegeven aan iedereen die jou vervangt. U kunt een rotatiesysteem maken voor tijdelijke vervanging tussen verschillende afdelingen van uw bedrijf. Hierdoor krijgt u meer contact met de verschillende onderdelen van het bedrijf, waardoor u de problemen in de toekomst gemakkelijker kunt aanpakken.

scrapbook frames

Maak een prikbord voor het bedrijf en belicht het positieve nieuws en de activiteiten van het bedrijf. Werk ze bij als je vrije tijd hebt, plaats ze in de wachtruimte zodat bezoekers kunnen kijken. Dit zal een constructieve manier zijn voor bezoekers om de tijd door te brengen terwijl ze op hun afspraken wachten, maar ook om hen vertrouwd te maken met het bedrijf. Door uw gasten bezig te houden, kunt u uw aandacht richten op andere taken en telefoontjes, waardoor uw efficiëntie toeneemt.

versnaperingen

Houd drankjes binnen handbereik. Installeer een kleine koelkast om koude dranken onder uw bureau of in de wachtruimte te houden. Hebben een individuele cafetaria in de buurt evenals suiker en zoetstof. Plaats een serveerschaal met gebakken goederen op uw receptieteller of een schaal met snoep. Na een drankje in de buurt, kunt u de gasten van het bedrijf verwelkomen zonder de receptie te verlaten.