Inhoud

• Makkelijke toegang
• Makkelijk te begrijpen
• Verouderd
• Moeilijke bescherming
• Gebrek aan ruimte en efficiëntie

Traditionele papieren archivering is grotendeels vervangen of geholpen door bestanden op te slaan in databases op een computer. Traditioneel archiveren heeft voor- en nadelen. Hoewel papieren dossiers binnen handbereik en gemakkelijk toegankelijk zijn, nemen ze ook veel ruimte en papierverspilling in beslag. Of een traditioneel archiveringssysteem geschikt voor u is, hangt af van uw bedrijf. Advocatenkantoren en bedrijven met medische dossiers kunnen bestanden hebben die snel veranderen en snel groeien, dus traditionele papieren archivering is de enige effectieve manier om de dagelijkse ontwikkelingen bij te houden.

Makkelijke toegang

Traditionele bestandsorganisatie is gemakkelijk toegankelijk. De bestanden staan ​​fysiek op een centrale locatie. Als u niets kunt vinden, kunt u de tijd nemen om elk bestand te doorlopen totdat u precies vindt wat u zoekt. De mogelijkheid om uw bestanden te bekijken, aan te raken en te lezen, kan u altijd helpen na te denken over hoe u aspecten van uw bedrijf kunt innoveren.

Makkelijk te begrijpen

Traditionele archiveringssystemen zijn meestal gemakkelijk te begrijpen. De archieven kunnen op verschillende manieren worden georganiseerd, waaronder alfabetisch, op onderwerp of competentie, numeriek, op datum, plaats of in volgorde van belangrijkheid. Zelfs als u in eerste instantie het te gebruiken archiveringssysteem niet begrijpt, kunt u dat uitzoeken door de archieven te doorzoeken en aandacht te besteden aan het definiëren van de factoren.

Verouderd

Aan de andere kant is de traditionele archivering van bestanden in veel organisaties vervangen door een computer. Meer bedrijven scannen en downloaden hun bestanden naar kantoorcomputers. Met deze methode kunnen werknemers de bestanden vinden en ze direct uploaden met de zoekdatabasesoftware, wat tijd bespaart en de productiviteit verhoogt.

Moeilijke bescherming

Traditionele archivering van bestanden biedt onvoldoende bescherming. Branden of andere natuurrampen kunnen bestanden vernietigen, wat kan leiden tot verlies van zaken. Het maken van back-ups van traditionele bestanden kost tijd en kost uren van kopiëren, labelen en opnieuw archiveren.

Gebrek aan ruimte en efficiëntie

De traditionele bestandsorganisatie kan uit de hand lopen. Het aantal te organiseren bestanden groeit met uw bedrijf; het kan hoofdpijn worden als het gaat om het vinden van ruimte voor al het papierwerk. Items efficiënt archiveren kan ook een uitdaging worden.